Και οι τρεις παραπάνω όροι αναφέρονται, όχι στη φυσική γραμματεία μιας επιχείρησης, αλλά σε μια διαφορετική αλλά εξίσου αποδοτική μορφή γραμματειακής υποστήριξης. Αποτελεί ένα μοντέλο εξω-επιχειρησιακής ανάθεσης, όπου ένας επαγγελματίας ή μία μικρή επιχείρηση αναθέτει σε έναν «τρίτο» εξωτερικό συνεργάτη την διεκπεραίωση διαφόρων εργασιών γραμματειακής φύσης (όπως π.χ. τηλεφωνική ή και ηλεκτρονική επικοινωνία με τους πελάτες του, επεξεργασία εγγράφων, παρουσιάσεις κ.α.). Αν σας ακούγεται περίεργο, σκεφτείτε μόνο ότι στο εξωτερικό ξεκίνησε να εφαρμόζεται και να λειτουργεί αποδοτικά από την δεκαετία του ’50!
Πρόκειται, ουσιαστικά, για μια έτοιμη, πλήρως εξοπλισμένη γραμματεία που απαλλάσσει πλήρως τον επαγγελματία / επιχειρηματία από την ενασχόληση και διεκπεραίωση εκτελεστικών εργασιών ενώ παράλληλα του παρέχει μεγαλύτερο εύρος γνώσεων και υπηρεσιών από αυτές που θα μπορούσε να καλύψει ο μέσος υπάλληλος γραμματείας.
…Μπορείς να κάνεις οτιδήποτε, αλλά δεν πρέπει να κάνεις τα πάντα!
Ουσιαστικά, με την τηλεγραμματεία, η επιχείρηση αποκτά μια κανονική γραμματεία, η οποία, όμως, βρίσκεται εκτός της έδρας της επιχείρησης, παρέχοντας τις υπηρεσίες της από απόσταση, απαλλάσσοντας τον επιχειρηματία από το άγχος και τις δεσμεύσεις που απορρέουν από την απασχόληση μόνιμου προσωπικού.
Το φάσμα των εργασιών που καλύπτει ένας virtual assistant είναι πραγματικά ευρύ, αλλά πάμε να δούμε κάποιες από τις βασικές υπηρεσίες:
- Κάλυψη τηλεφωνικής επικοινωνίας, δηλαδή των εισερχόμενων και εξερχόμενων κλήσεων, με υποδοχή – φιλτράρισμα – διαχείριση – προώθηση κλήσεων, απαντήσεις ερωτημάτων, παροχή πληροφοριών, κράτηση μηνυμάτων και αιτημάτων από εκπαιδευμένες και έμπειρες τηλεφωνήτριες.
- Διαχείριση διαδικτυακών εφαρμογών του επαγγελματία / επιχειρηματία για τη διεκπεραίωση των εργασιών και διαδικασιών του.
- Προγραμματισμός και διαχείριση ραντεβού.
- Υπενθύμιση οφειλών.
- Δακτυλογράφηση, απομαγνητοφώνηση και μετάφραση κειμένων.
- Δημιουργία παρουσιάσεων – επιστολών – αναφορών.
- Ολοκληρωμένη διαχείριση αλληλογραφίας.
- Μαζική αποστολή newsletters.
- Καταχώρηση δεδομένων σε προγράμματα και αρχεία.
- Διαχείριση ιστοσελίδας / ηλεκτρονικού καταστήματος / blog.
- Project management.
- Τιμολόγηση κ.α.
Η γραμματειακή υποστήριξη εξ αποστάσεως, λοιπόν, προσφέρει μια εναλλακτική βιώσιμη λύση στους επαγγελματίες που δεν έχουν την οικονομική δυνατότητα να απασχολούν μόνιμο προσωπικό σε καθημερινή βάση να έχουν την επαγγελματική εικόνα που χρειάζονται για να αυξήσουν οικονομικά το κύρος της επιχείρησής τους και να αποδεσμεύσουν χρόνο που θα τους επιτρέψει να κάνουν την πραγματική δουλειά τους απερίσπαστοι.
Η τηλεγραμματεία στην ουσία έρχεται να δώσει λύση κυρίως σε ελεύθερους επαγγελματίες (δικηγόρους, γιατρούς, λογιστές, αρχιτέκτονες, προγραμματιστές, μεσίτες κ.α.) και μικρές επιχειρήσεις (ehops, καταλύματα κ.α.) που δεν έχουν την ροή εργασιών που να δικαιολογεί την πλήρη απασχόληση ενός υπαλλήλου. Έτσι οι επαγγελματίες μπορούν πλέον να καλύψουν τις καθημερινές ανάγκες του γραφείου τους χωρίς να αποσπώνται από το αντικείμενό τους και σε πολύ χαμηλό κόστος.
- Υψηλή ποιότητα εξυπηρέτησης των πελατών.
- Εξειδίκευση
- Άμεση ανταπόκριση στις κλήσεις.
- Χαμηλό λειτουργικό κόστος.
- Συνεχή ενημέρωση σε real time σχετικά με το καθημερινό πρόγραμμα.
- Φιλτράρισμα κλήσεων και άμεση προώθηση μόνο των επειγόντων τηλεφωνημάτων.
- Ιεράρχηση και εκτέλεση των εργασιών με κριτήρια που θέτει ο ίδιος ο επιχειρηματίας.
- Εξοικονόμηση ελεύθερου χρόνου.
- Μείωση του στρες.
Καταλαβαίνει κανείς, λοιπόν, πως για όλους τους παραπάνω λόγους η τηλεγραμματεία κερδίζει έδαφος πλέον και στην Ελλάδα μεταξύ επαγγελματιών και μικρών επιχειρήσεων, αφού πλέον ο επιχειρηματίας δεν αναγκάζεται να προσλάβει επιπλέον προσωπικό, αλλά απευθύνεται σε εξειδικευμένες εταιρείες που παρέχουν αυτή την υπηρεσία και ταυτόχρονα κερδίζει πολύτιμο χρόνο αφού δεν χρειάζεται να επενδύσει στην εκπαίδευση νέου προσωπικού, καθώς το προσωπικό που αναλαμβάνει αντ’ αυτού αυτές τις αρμοδιότητες είναι ήδη κατάλληλα εκπαιδευμένο.
Τώρα αναλογιστείτε πόσο καλύτερη θα ήταν η καθημερινότητά σας αν είχατε την προσωπική σας virtual assistant…